Tagesablauf Hochzeit: Zeitplan, Tipps & Tricks

Der Tagesablauf eurer Hochzeit soll möglichst so geplant sein, dass keine langen Wartezeiten zwischen den Programmpunkten entstehen; gleichzeitig wollt ihr natürlich auch eine entspannte Atmosphäre für euer Fest. Dementsprechend soll der Hochzeitstag auch nicht so vollgepackt sein, dass ihr und eure Gäste von Programmpunkt zu Programmpunkt hetzen müsst. Eine Mischung aus guter Planung, ein wenig Nonchalance und ein paar Puffer-Elementen wäre perfekt. Wie ihr es schafft, einen solchen Tagesablauf nicht nur zu planen, sondern umzusetzen? Unsere Beispiele für Zeitpläne zur Hochzeit sind ideale Anhaltspunkte für eine individuelle und zeitlich gut geplante Hochzeit. Natürlich kann es immer sein, dass ihr den ein oder anderen Programmpunkt dennoch etwas schieben müsst, aber die Basis für einen idealen Zeitplan können wir euch hiermit bereits liefern:

Welche Programmpunkte stehen an?

Zunächst solltet ihr festlegen, welche Programmpunkte ihr überhaupt haben möchtet. Unten findet ihr eine Liste mit verschiedenen Aktivitäten, die am Tag der Hochzeit anstehen können. Entscheidet, welche davon ihr haben möchtet und welche nicht. Denkt daran, es ist eure Hochzeit. Ihr müsst nichts tun, was ihr nicht tun möchtet, also streicht alles, was euch nicht gefällt … Na ja, bis auf zumindest eine Form der Trauung, vielleicht.
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• Getting-Ready
• Standesamtliche Hochzeit
• Kirchliche Hochzeit
• Agape
• Sektempfang
• Freie Trauung
• Brautentführung
• Fotos mit den Familien, Freunden und Trauzeugen
• Gruppenfotos
• Anschneiden der Hochzeitstorte
• Brautpaarshooting
• Reden der Eltern und Trauzeugen
• Gemeinsames Abendessen
• Gastbeiträge und Spiele
• Eröffnungstanz
• Party
• Mitternachtseinlage
• mehr Party!

Beispiele für den Ablauf eurer Hochzeit

Als aufmerksame Leser unserer Austria Wedding Blogartikel wisst ihr ja: Jede Hochzeit darf und soll individuell gestaltet sein. Daher sind unsere Tagespläne nur Anhaltspunkte und dürfen von euch frei abgeändert werden. Hier sind nun vier unterschiedliche Varianten von Tagesabläufen zur Hochzeit – für welchen schlägt euer Herz?

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1. Die klassische Variante

Wer seine Hochzeit sehr klassisch abhalten möchte, heiratet am Vormittag standesamtlich und nachmittags dann kirchlich. Ja, das ist die Variante, die eindeutig am meisten Planung erfordert. Aber wenn die Programmpunkte wie kleine Zahnräder ineinander übergreifen, wird der Tag nicht zu voll, sondern einfach nur wunderschön.

• 06:00 Uhr Aufstehen, Frühstücken
• 07:30 Uhr Getting Ready, Anstoßen mit Trauzeugen, Stylisten & Co.
• 10:00 Uhr Trauung im Standesamt
• 11:00 Uhr Ab zum Mittagessen mit der engsten Familie!
• 13:00 Uhr Umziehen vor Ort im Restaurant oder Zuhause, Styling
• 14:00 Uhr Kirchliche Trauung
• 15:00 Uhr Empfang vor der Kirche, Agape, Gruppenfotos
• 16:30 Uhr Kaffee & Hochzeitstorte in der Location
• 17:00 Uhr Paarshooting
• 19:30 Uhr Abendessen
• 21:00 Uhr Eröffnungstanz, Einlagen, Hochzeitsreden, Musik
• 00:00 Uhr Mitternachtssnack, DJ

Ihr seht schon, der Tagesablauf einer Hochzeit, bei der wirklich alles – Standesamt, Kirche, Fotoshooting & Co – an einem Tag passiert, ist gut durchgetaktet. Ihr könnt in der Planung aber für Entspannung sorgen, indem ihr eure Location so wählt, dass ihr das Mittagessen bereits dort einnehmen und euch vor Ort auch für den Nachmittag zurechtmachen könnt (in einem vorher reservierten Zimmer). Wenn euch der Tagesablauf zur Hochzeit immer noch zu sportlich ist, dann könntet ihr überlegen, das Fotoshooting auf den Tag vor der Hochzeit zu legen.

2. Agenda mit Nachmittags-Action

Wenn die kirchliche oder freie Trauung gegen 13 Uhr stattfindet und etwa eine Stunde dauert, bleibt noch recht viel Zeit für Kuchen und Kaffee. Vielleicht sogar zu viel Zeit? Damit keine Langeweile aufkommt und auch die Kids der Hochzeitsgesellschaft unterhalten sind, gibt es einige Aktivitäten, die ihr in euren Tagesablauf einbauen könnt. Von Sisha-Lounges über einen Museumsbesuch bis hin zum Minigolf – im Blogartikel zum Thema findet ihr vielseitige Aktivitäten für den Hochzeitsnachmittag. Ein Tagesablauf samt Nachmittagsunterhaltung könnte in etwa so aussehen:

• 08:30 Uhr Aufstehen, Frühstück
• 10:00 Uhr Getting Ready, Anstoßen mit Trauzeugen, Stylisten & Co.
• 12:30 Uhr Freie oder kirchliche Trauung
• 13:30 Uhr Empfang vor der Kirche, Agape, Gruppenfotos
• 14:30 Uhr Kaffee & Torte in der Location
• 16:00 Uhr Paarshooting
• 17:00 Uhr Aktionen als Brücke zwischen späten Nachmittag & Abendessen
• 19:30 Uhr Abendessen
• 21:00 Uhr Eröffnungstanz, Einlagen, Hochzeitsreden, Musik
• 00:00 Uhr Mitternachtssnack, DJ

3. Relaxter Ablauf ab 14 Uhr

Beginnt der Hochzeitstag offiziell erst gegen 14:00 Uhr, dann ist dies für euch als Ehepaar eine sehr entspannte Variante. Allerdings solltet ihr auch bedenken, dass der Tag dadurch zwar gemütlich ist, aber natürlich auch schneller vergeht, weil ihr nur den Nachmittag und den Abend zum Feiern zur Verfügung habt.

Bei diesem Zeitplan zur Hochzeit macht es auf jeden Fall Sinn, auf den Kaffeeklatsch zu verzichten und die gemütliche Stimmung zwischen den Programmpunkten auszukosten. Der Tagesablauf #3 lässt auch Raum für die ein oder andere spontane Aktion – etwa eurer Trauzeugen oder der Eltern.
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• 09:00 Uhr Aufstehen, Frühstück
• 11:00 Uhr Getting Ready, Anstoßen mit Trauzeugen, Stylisten & Co.
• 12:00 Uhr First Look, Paarshooting
• 14:30 Uhr Freie Zeremonie oder kirchliche Trauung
• 16:00 Uhr Empfang vor der Kirche, Agape, Snack-Bar oder Foodtruck mit leichten Snacks
• 17:00 Uhr Gruppenfotos, Reden, Spiele, Aktivitäten
• 19:00 Uhr Abendessen
• 21:00 Uhr Eröffnungstanz, Einlagen, Hochzeitsreden, Musik
• 00:00 Mitternachtssnack, DJ

4. Entspannt heiraten mit frühem Ausklang

Wenn ihr eine kleine Hochzeit mit 30 bis 50 Personen plant, ist dieser Zeitplan zur Hochzeit möglicherweise genau der Richtige für euch. Der Tagesablauf ist entspannt und ihr werdet – gesäumt von kleinen Highlights – ganz sanft durch den Tag getragen.

Und: Wer sagt denn, dass eine Hochzeit mit einer riesigen Party enden muss? Für manche bedeutet ein perfekter Hochzeitsabend eher ein Beisammensein und ein feines Essen im engsten Kreis der Familie. Auch diese Bedürfnisse können im Tagesablauf #4 wunderbar mit einbezogen werden.

• 09:00 Uhr Aufstehen, Frühstück
• 10:30 Uhr Getting Ready, Anstoßen mit Trauzeugen, Stylisten & Co.
• 12:00 Uhr Standesamtliche oder freie Trauung
• 14:30 Uhr Empfang vor dem Standesamt oder bei der Location, Gruppenfoto
• 15:30 Uhr Kaffee & Torte, evtl. Fotoshooting
• 18:00 Uhr Ankunft Location fürs Abendessen
• 19:00 Uhr Abendessen, Reden, gemütliches Beiammensein
• 22:00 Uhr Ausklang und Verabschiedung des Paares Richtung Honeymoon

Tagesablauf zur Hochzeit: Die konkrete Planung

Um den Zeitplan zur Hochzeit konkret anzugehen, solltet ihr euch mit Dr. Excel anfreunden. Ja, das ist auch nicht unser liebstes Tool, aber eine übersichtliche Exceldatei lenkt nicht ab und bietet die Übersicht für euren Hochzeitsteinplan, den ihr unbedingt braucht. Nun geht ihr wie folgt vor:

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Die Zeiten zu den 1. Programmpunkten der Hochzeit

Tragt eure Fixpunkte zur Hochzeit ein. Das sind meist die Trauungszeit & das Abendessen. Check! Anhand dieser beiden Punkte könnt ihr nun die anderen Zeiten kalkulieren. Überlegt euch die Anfahrtszeit von Zuhause zum Ort der Trauung. Dann überlegt ihr, wie viel Zeit euer Getting Ready (& das Fotografieren desselben) in Anspruch nimmt. Wenn ihr das nicht genau sagen könnt, fragt eure Stylistin und den Fotografen, die können auf viel Erfahrung zurückgreifen und wissen, wie viel Zeit sie in etwa für eure Brautfrisur oder euer Tages-Make-up benötigen. Nun habt ihr die Punkte vor der Trauung fixiert. Ein erster, wichtiger Schritt ist getan.

Austria Wedding Tipp: Fixiert euren Ausgangspunkt, den Ort der Trauung und die finale Hochzeitslocation in Google Maps, so könnt eure Anfahrtswege jeweils besser einschätzen.

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Die Zeit rund um die Trauung festlegen

Dann geht es an die Zeit rund um die Trauung: Fragt euren Pfarrer, Standesbeamten oder die Traurednerin, wie viel Zeit sie für die Zeremonie einplanen. Auf die Erfahrung dieser Experten könnt ihr durchaus bauen. Denkt auch hier wieder die Anfahrtswege mit: Kommt ihr mit Chauffeur und müsst euch nicht ums Parken kümmern oder fahrt ihr selbst?

Wenn das geklärt ist, könnt ihr euch um die Zeit im Anschluss der Trauung kümmern. Überschlagt im Kopf, wie viel Zeit ihr für die Gratulationen, die Agape und ein Gruppenfoto braucht. Diese Programmpunkte zur Hochzeit klingen erstmal nicht nach viel; aber es ist immer besser, zu viel Zeit für Hochzeitsgratulationen zu haben als zu wenig.

Austria Wedding Tipp: Plant idealerweise für Gratulanten, Agape und Gruppenfoto bis zu eineinhalb Stunden ein.

Die Zeit zwischen Agape und Abendessen planen

Das Abendessen habt ihr ja bereits ganz zu Beginn fixiert. Ist die Agape erledigt, habt ihr üblicherweise noch etwa drei Stunden, bis ihr mit euren Hochzeitsgästen zur Abend-Location aufbrechen müsst, sofern nicht alles am selben Ort stattfindet. In dieser Zeit könnt ihr Kaffee, Snacks oder auch die Hochzeitstorte anbieten. Als Brautpaar dürft ihr während dieser Stunden auch euer Fotoshooting abhalten. Wichtig aber: Plant dazu parallel Aktivitäten für den Hochzeitsnachmittag (Kinder-Parcours, Chillout-Lounge, Museumsbesuch oder Kino-Raum mit Familienvideos uvm.) für eure Gäste ein. Der Nachmittag kann aber auch mit ersten Einlagen und Reden gefüllt sein.

Austria Wedding Tipp: 2-3 Stunden Zeit für den Nachmittag klingt erstmal herausfordernd. Doch mit den richtigen Aktivitäten, einer gut koordinierten Trauzeugin oder einer Hochzeitsplanerin an eurer Seite, werden die Gäste die entspannte Zeit am Nachmittag genießen.

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Der Zeitplan für den Abend eurer Hochzeit

Auf das Abendessen folgt dann der Feier-Part samt Musik und Hochzeitseinlagen. Damit ihr eurer Band oder eurer Abendunterhaltung die richtigen Zeitangaben geben könnt, solltet ihr das Abendessen gut kalkulieren. Fragt den Koch eurer Hochzeitslocation, was er von eineinhalb Stunden Zeit fürs Essen hält. Das ist in der Regel ein guter Richtwert für ein umfangreiches Hochzeitsmenü.

Austria Wedding Tipp: In der Regel reichen eineinhalb Stunden für eine Menüfolge. Beim Buffet dürft ihr mit einer Stunde rechnen.
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Programmpunkte für Mitternacht zur Hochzeit planen

Und die letzte Übung ist nicht schwer: Tragt in eure Tabelle einen optionalen Mitternachtssnack und die Übergabe der Band an den DJ ein. Sobald der Mitternachtssnack serviert ist, braucht ihr (oder besser noch: eure Trauzeugen) euch keine Gedanken mehr um den eingehaltenen Zeitplan eurer Hochzeit zu machen. Denn danach kommt nur mehr der gemütliche Ausklang eurer genial geplanten Hochzeit!

Austria Wedding Tipp: Spätestens ab Mitternacht schmeißt ihr euren Zeitplan über den Haufen und feiert einfach, ohne auf die Uhr zu blicken! Dafür könnt ihr im Vorhinein mit eurem Hochzeitsdienstleister (oder der Planerin) abmachen, dass jemand aus der Service-Crew auf euch zukommt, wenn es Zeit ist, langsam zu gehen. Das sprecht ihr im Vorfeld auch mit eurem DJ oder der Band ab, dann können diese den Aufbruch musikalisch signalisieren.

Nun habt ihr all unsere Tipps aufgesogen und könnt euch besser für eine Zeitplan-Variante zur Hochzeit entscheiden. Jetzt braucht ihr nur mehr eure Berater (aka Dienstleister, Planerinnen und Trauzeugen) zurate zu ziehen und die heiß geliebte Excelliste zum Zeitplan eurer Hochzeit konsequent zu befüllen.

Das Tagesablauf-Moodboard zur Hochzeit

Die berühmt-berüchtigte Excelliste ist wichtig, auch wenn sie optisch nicht viel hermacht. Dafür gibt es aber parallel zur Tabelle eine schöne Variante, mit der ihr den Zeitplan zur Hochzeit visualisieren könnt. Holt euch ein A3-Karton vom Bastelgeschäft, malt eine Timeline (also eine lange Linie) auf den Karton und los gehts – jeder Programmpunkt bekommt ein Herz auf der Timeline.

Zum Beispiel: Getting Ready, Trauung, Paarshooting, Agape, Kaffee & Torte, Abendessen, Musik & Tanz.

Dann könnt ihr euer Moodboard mit allerlei Bildern zur Hochzeit bekleben. Nehmt die Inspirationen, die das Bild eurer eigenen Hochzeit am besten zeichnen. Nach eurer kreativen Aktion steht ihr dann vor einem Hochzeit-Moodboard, das euren gesamten Hochzeitstag und den dazugehörigen Zeitplan vollständig abbildet. Und das ist nicht nur schön, sondern auch echt hilfreich!
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Hochzeitsplanerinnen wissen, wie es geht

Die Anleitung zum Zeitplan zur Hochzeit hat euch bestimmt schon etwas weitergebracht, doch natürlich zeigt unsere Liste auch auf, dass ein Tagesplan für eine Hochzeit zu erstellen doch nicht immer ganz so einfach ist. Gerade wenn ihr eine große Hochzeit plant, ist eine Zusammenarbeit mit einer Hochzeitsplanerin ratsam. Die Planerinnen wissen einfach von Anfang an, wie der Hase läuft.

Viele unserer Hochzeitsplanerinnen bieten übrigens auch Teil-Planungen an, sie sind dann beispielsweise nur bei der Planung und nicht bei der Ausführung der Hochzeit dabei. Es gibt da viele Möglichkeiten – fragt einfach bei der von euch gewünschten Planerin an.  

Ok, Girls & Boys – ihr seid jetzt bereit für die Planung des Tagesablaufes zu eurer Hochzeit. Viel Spaß!